Subskrybuj: Posty | Komentarze

Optymalizacja czasu pracy dzięki korzystaniu z podpisów elektronicznych

Optymalizacja czasu pracy dzięki korzystaniu z podpisów elektronicznych

Uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego umożliwiającego dokonywanie podpisu elektronicznego jest dla firmy znakomitym rozwiązaniem pozwalającym na ogromną oszczędność czasu. Mechanizm ten zapewnia optymalizację wewnętrznych procesów, kontaktów z kontrahentami, a także relacji z instytucjami publicznymi.

Stosowanie podpisu elektronicznego to ogromna wartość dodana w prowadzeniu działalności gospodarczej. Pozwala na wystawianie wiążących prawnie dokumentów w niemal każdym momencie. Sama procedura uzyskania klucza nie wiąże się z licznymi formalności. Uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego w Warszawie, Wrocławiu, Krakowie czy jakimkolwiek innym większym mieście nie stanowi najmniejszego problemu. W mniejszych miejscowościach także istnieją punkty konsultacyjne pozwalające na szybkie wydanie pakietów umożliwiających składanie elektronicznych podpisów.

Podpis elektroniczny może towarzyszyć firmie już od samego momentu jej zarejestrowania. Przedsiębiorca podczas wpisywania do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może skorzystać z profilu zaufanego w platformie ePUAP lub wspomnianego podpisu elektronicznego. Co ciekawe — zakup kwalifikowanego certyfikatu może zostać uznany jako koszt uzyskania przychodu. Warto zastanowić się nad takim rozwiązaniem już na wstępie prowadzenia działalności, ponieważ jego zalety towarzyszyć będą firmie na każdym etapie jej funkcjonowania.

Stosowanie elektronicznego podpisu zdecydowanie ułatwia wystawianie faktur oraz zawieranie umów cywilnoprawnych. Dzięki certyfikatowi kwalifikowanemu kontrahent ma pewność, że dokument podpisany przez firmę jest autentyczny oraz został przekazany w niezmienionej formie. Warto zaznaczyć, że podpis elektroniczny umożliwia określenie dokładnego czasu, w którym dokument został poświadczony. Każda wprowadzona zmiana jest bardzo łatwa do zauważenia.

Dzięki podpisowi elektronicznemu przedsiębiorca ma całodobowy dostęp do urzędów administracji publicznej. Zarówno złożenie np. deklaracji podatkowej, jak i jakiegokolwiek innego pisma urzędowego może mieć miejsce w każdym momencie, w którym przedsiębiorca ma dostęp do internetu. Nie ma konieczności osobistego stawiania się w urzędzie, nie trzeba tracić czasu w kolejkach oraz zdecydowanie łatwiej jest przestrzegać obowiązujących terminów. Dokumentacja w formie elektronicznej jest też ogromnym udogodnieniem w procesie archiwizacji.

Dotychczas wspomnieliśmy przede wszystkim o relacjach z podmiotami zewnętrznymi np. z kontrahentami lub instytucjami państwowymi. Należy jednak zauważyć, że podpis elektroniczny to także ogromne udogodnienie w wewnętrznym obiegu dokumentacji. Każdy z pracowników może mieć pewność autentyczności otrzymanego dokumentu, ponieważ podrobienie takich danych jest zdecydowanie trudniejsze niż w przypadku podpisu własnoręcznego. Zwiększa to również poufność mechanizmów przesyłania informacji w firmie, ponieważ dokument taki może być odczytany tylko przez wskazanego adresata (źródło http://www.mg.gov.pl/Wspieranie+przedsiebiorczosci/Dzialalnosc+gospodarcza+i+e-przedsiebiorczosc/Podpis+elektroniczny).

Podpis elektroniczny doceniony zostanie przez każdego przedsiębiorcę, któremu zależy na optymalizacji czasu pracy. Dzięki szybszej usłudze skorzystają na nim także kontrahenci oraz klienci. Dużo na ten temat można znaleźć na stronie Enigma Sp. z o.o.